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Ich klinke mich mal gerne ein, da mich auch interessiert, wie andere Unternehmen das handhaben :)
Wir haben erst seit knapp zwei Jahren das Mieterportal im Einsatz. Seit Einführung gehen wir mit unserem Schriftverkehr so vor, dass wir in erster Instanz allen, die registriert sind, das Dokument übers Mieterportal zustellen. In zweiter Instanz senden wir dann noch allen, von denen wir eine Mailadresse vorliegen haben, den Schriftverkehr per Mail zu. Und erst in letzter Instanz versenden wir noch postalisch, was bei uns nur noch unter 20 % ausmacht.
Mit Einführung des Mieterportals haben wir angekündigt, dass wir perspektivisch nur noch digital kommunizieren wollen und somit auch eine Gebühr für postalischen Versand einführen werden. Wir hatten uns das damals aber bewusst offen gelassen, wann es soweit sein soll, da wir erstmal schauen wollten, wie viel postalischer Aufwand noch entsteht. Da wir mit der Entwicklung für den digitalen Versand mit CRM + Mails sehr zufrieden sind, werden wir erstmal noch bei gebührenfreiem Postversand bleiben.
Eine große Frage, die sich uns in dem Kontext aber auch immer stellt, ist, wie viel Mehraufwand man dann durch das Buchen und Einfordern der Bearbeitungsgebühr hat bzw. ab wann dieser sich eben lohnt. Wie sieht es dazu bei Ihnen oder auch bei anderen aus? Momentan sind wir mit dem Zeitersparnis durch CRM + Mail sehr zufrieden und werden diesen Ersparnis erstmal durch höhere Teilnahmequote im Mieterportal weiter vorantreiben wollen :)
Viele Grüße aus Stuttgart
Jana Köstner
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Da wir selber keine WEG betreuen, kann ich nur von einer großen WEG berichten, bei der erst bei der letzten WEG Versammlung beschlossen wurde, ein CRM Portal einzurichten und für Papierversendungen 2,50 EUR zu berechnen.
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Hallo Jana,
wir haben bis dato CRM für die Abrechnungen noch nicht verwendet.
Unsere Frage lautet:
Wenn wir die Schriftstücke vordatiert erstellen wie gehe ich am schlauesten vor, damit die Schriftstücke nicht bereits vorher (Briefdatum in der Zukunft) ins CRM Portal übertragen werden?
Um wissen zu können, ob ein Mieter im Portal registriert ist oder nicht, muss ich ja wohl zuerst den CRM-Versand anstoßen, oder? Erst dann kann ich sehen, welche Schriftstücke auszudrucken sind, richtig?
Oder arbeitet ihr ausschließlich mit aktuellem Tagesdatum?Viele Grüße (ebenfalls) aus Stuttgart
Nicola
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Kurze Anmerkung von uns verbunden mit einer Frage:
Wir sehen gerade zu, dass wir mehr Schriftstücke digital zustellen. Wir verzichten dabei ab sofort auf Datumsangaben, die in der Zukunft liegen. Die Verzögerung durch den Druck und Versand nehmen wir in Kauf.
Interessant ist für mich aber auch die Frage hinsichtlich der Betriebskostenabrechnungen, ob die Mitteilung aus dem Spool-Monitor, das Dokument sei erfolgreich im CRM zur Verfügung gestellt, als Zustellnachweis ausreicht für den Fall, dass ein Mieter angibt, er habe es nicht erhalten. Ich habe zunehmend Fälle, in denen eine E-Mail-Adresse nicht mehr gültig ist und sich die Personen nicht mehr am Portal anmelden können. Wie geht ihr damit um?Grüße aus Berlin und ein schönes Wochenende.
Andreas
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Vorab vielleicht noch zur Info: Wir arbeiten mit Wodis Yuneo :)
Nicola Steinau Wir datieren die Schriftstücke auch oft vor und starten mit dem Versand aus dem Arbeitsauftrag erst einige Tage später. Wir hinterlegen in der Vorlagenverwaltung zu dem Schriftstück zwar den Mail und CRM-Versand, aber haben die Einstellung “zur Anpassung bereitstellen” aktiv. So wird erstmal nur erstellt :) Beim Versand gehen wir dann so vor, dass wir alle Dokumente an CRM versenden. Dann wird einem angezeigt, welche es erfolgreich mit Registrierung erhalten haben. Die filtern wir dann weg und schicken an die restlichen per Mail. Auch hier wird angezeigt, ob eine Mail hinterlegt ist und damit die PDF versendet werden konnte oder nicht. Danach filtern wir dann alle, bei denen weder CRM noch Mail okay war und drucken die restlichen aus und verschicken diese selbst.
Andreas Kalkoff Wegen Spool-Monitor denke ich, seid ihr auf Wodis Sigma unterwegs :) Wie es da genau aussieht, kann ich dir nicht sagen. In Yuneo haben wir mehrere Stellen, an denen wir die digitale Zustellung per Mail und CRM durch Dokumentationen prüfen und nachweisen können. Ob die angeschriebenen Personen das dann öffnen, liegt nicht in unserer Verantwortung. Einsehen kann man das ja aber auch (also Datum + Uhrzeit, wann Dokument heruntergeladen wurde). Wenn etwas per Post versendet wird, wissen wir bspw. ja nicht mal, ob die Person ihren Briefkasten leert und die Briefe liest. Tatsächlich haben wir aber auch zusätzlich vertraglich festgehalten (Mietvertrag und Satzung, weil Genossenschaft), dass Kontaktdaten aktuell zu halten sind. Ist aber meines Wissens nach nur ein Bonus :) Ich hatte schon öfters auch das Thema, das Mitglieder bei uns nur “dachten”, dass sie wegen einer alten Mailadresse sich nicht mehr im Portal anmelden könnten. Da aber bei Registrierung nur automatisch Benutzername=Mailadresse gilt, ist einfach weiterhin die alte Mailadresse zur Anmeldung im Portal zu verwenden. In den Einstellungen kann man Benutzername separat von Mailadresse auch verändern.
Schönes Wochenende euch beiden!
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Danke für die Ausführungen und ebenfalls ein schönes Wochenende ;-)
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Hallo zusammen,
wir planen, ab dem Jahr 2026 eine Gebühr für Papierausdrucke einzuführen.
Seit einigen Jahren nutzen wir erfolgreich das CRM-Portal von Aareon, über das wir allen registrierten Mieter bzw. Mitgliedern den gesamten Schriftverkehr digital zur Verfügung stellen.
Für diejenigen, die das Portal bislang nicht nutzen, möchten wir künftig für die Zustellung in Papierform eine Gebühr erheben.
Uns interessiert, wie andere Unternehmen mit einem Mieterportal oder einer App damit umgehen:
Bieten Sie die papiergebundene Zustellung weiterhin kostenfrei an?
Oder haben Sie ebenfalls eine Gebührenregelung für die Papierform eingeführt?
Wir freuen uns über Ihre Erfahrungen und Rückmeldungen dazu.
Viele Grüße.
Rebecca Hartmann
Wohnungsbaugenossenschaft GABLONZER SIEDLUNGSWERK Kaufbeuren eG