Benutzer einer Organisation im Serviceportal kontrollieren und bereinigen

Serviceportal

Im Serviceportal gibt es keine direkte Übersicht, in der Sie alle Benutzer Ihrer Organisation einsehen können. Dennoch stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Anfragende zu kontrollieren, eine aktuelle Benutzerliste anzufordern und nicht mehr benötigte Benutzerzugänge bereinigen zu lassen.

Wer kann sich im Serviceportal registrieren?

Im Serviceportal kann sich grundsätzlich jeder selbst registrieren, der den Link zur Registrierung kennt. Benutzer werden nicht durch uns angelegt.

Eine Registrierung bedeutet daher nicht automatisch, dass der Benutzer von Ihrer Organisation ausdrücklich zur Erstellung von Tickets berechtigt wurde. Wenn innerhalb Ihrer Organisation nur bestimmte Personen Tickets erstellen sollen, empfehlen wir, dies zusätzlich intern verbindlich zu regeln.

Welche Benutzer haben bereits Tickets erstellt?

Wenn Sie die Berechtigung besitzen, die Organisatorischen Anfragen Ihrer Organisation einzusehen, können Sie nachvollziehen, welche Personen bereits Tickets erstellt haben.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im Serviceportal den Reiter Organisatorische Anfragen.
2. Blenden Sie in der Übersicht die Spalte Anfragender ein.
3. Prüfen Sie anhand dieser Spalte, welche Personen Tickets für Ihre Organisation eingereicht haben.

Bitte beachten Sie: Diese Übersicht zeigt die Anfragenden, die bereits Tickets erstellt haben. Sie ist keine vollständige Liste aller registrierten Benutzer Ihrer Organisation.

Vollständige Benutzerliste anfordern

Wenn Sie weitere Informationen zu den Benutzern Ihrer Organisation benötigen, können Sie bei uns eine aktuelle Benutzerliste anfordern.

Die Benutzerliste kann folgende Angaben enthalten:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Kundenrolle und
• auf Wunsch die jeweilige Zugriffsberechtigung.

Mit dieser Liste können Sie prüfen, welche Benutzer Ihrer Organisation zugeordnet sind und ob Rollen oder Zugriffsberechtigungen noch aktuell sind.

Benutzer bereinigen oder Berechtigungen ändern lassen

Auf Wunsch können wir eine Bereinigung der Benutzer Ihrer Organisation durchführen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn:

• Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden sind,
• Benutzer keinen Zugang zum Serviceportal mehr benötigen,
• sich Aufgaben oder Zuständigkeiten geändert haben,
• Kundenrollen angepasst werden müssen oder
• Zugriffsberechtigungen nicht mehr aktuell sind.

Teilen Sie uns dafür bitte mit, welche Benutzer entfernt oder welche Rollen beziehungsweise Zugriffsberechtigungen geändert werden sollen.

Regelmäßige Kontrolle empfohlen

Da Benutzer sich selbst registrieren können und im Serviceportal keine vollständige Benutzerübersicht zur Verfügung steht, empfehlen wir eine regelmäßige Kontrolle:

• Prüfen Sie im Reiter Organisatorische Anfragen, wer Tickets erstellt.
• Fordern Sie bei Bedarf eine aktuelle Benutzerliste an.
• Lassen Sie ausgeschiedene Mitarbeiter und nicht mehr benötigte Zugänge zeitnah bereinigen.
• Prüfen Sie regelmäßig Kundenrollen und Zugriffsberechtigungen.

So behalten Sie den Überblick darüber, welche Personen für Ihre Organisation im Serviceportal aktiv sind und welche Berechtigungen aktuell bestehen.